專案管理的創新思維：破解專案管理五大難題(一、目標不清楚)

第一大難題：目標不清楚

老闆：「小明，下個月底台北世貿的展覽就交給你了，好好幹阿！我相信你的能力！」

小明：「好！老闆，那請問這個展覽的重點是什麼？」

老闆：「小明，重點是要辦得有聲有色轟轟烈烈的，不過你知道我們公司最近業績不好，所以預算有限，要以最低成本進行知道嗎！」

小明：「是的！老闆，我知道了！」

很多人在接到老闆交代的任務而將負責某項專案時，常常是自認為了解老闆的期待，但最後專案成果老闆卻不滿意，以至於常會聽到抱怨說「老闆交代的不清不楚」，所以專案管理第一大難題就是：「目標不清楚」。

而這個難題絕對不是單方面造成的，大部分來自於雙方對於目標的認知不一致。以下提供四個方法幫助各位在專案啟動階段拉近你與老闆雙方對於專案目標的認知。

第一、專案目標有三重限制

(1)專案範圍的限制Scope
(2)專案時間的限制Schedule

(3)專案資源的限制Resource
以上述情境為例，專案範圍便是「辦得有聲有色轟轟烈烈的」，專案時間便是「下個月底」，專案資源便是「最低成本」

第二、專案目標要符合SMART原則

SMART原則為以下五項

Specific-simple：簡單、明確

Measurable：量化、可量

Achievable：實際可行

Reward-related：與賞罰有關

Time-bounded：與時間捆綁

以上述情境為例

「辦得有聲有色轟轟烈烈的」不符合量化原則，如果可以改成「我要現場來賓數超過一萬人，收集名片超過三千張，並於參展期間在經濟日報被報導」便能符合量化原則

「下個月底」符合與時間綑綁的原則，但是如果可以說「下個月20號到25號共六天期間」會更好

「最低成本」也不符合量化原則，如果可以改成「你可以與行銷部門組成三人以下專案團隊，總預算不超過200萬元」便能符合量化原則

當然更棒的是，目標能與賞罰有關，例如如果達成專案目標，我們辦個慶功宴，如果達不到專案目標，我們雙方約定如何如何，這樣雙方就會有壓力，而壓力正是前進的動力，不是嗎？

第三、專案目標要分析
專案目標的三重限制必須以彈性大小為基礎做分析，也就是在專案發起人心中一定有一個最重要的，這一個就是彈性最小的限制。
以上述情境為例，到底專案範圍(辦得有聲有色轟轟烈烈的)、專案時間(下個月底)、專案資源(最低成本)哪一個的彈性最小？哪一個彈性最大？
老闆口頭上只說出專案範圍(辦得有聲有色轟轟烈烈的)與專案資源(最低成本)這兩個限制，所以我們常會因此誤以為專案資源(最低成本)是老闆心中最重要的一件事。
其實不然，以整件事來說，因為展覽有固定時間，連一天都不能延遲，所以其實老闆沒說出的專案時間(下個月底)才是最重要的一件事，也就是彈性最小。

第四、專案目標要確認可交付成果(Deliverables)與可驗證條件(Completion Criteria)
可交付成果(Deliverables)是指在某一過程、階段或專案完成時，必須產出的任何獨特並可驗證的產品、成果或服務。
每一個可交付成果都會有可驗證條件 (Completion Criteria)，可驗證條件是指老闆的檢查點，也可說是Check List的意思，而可驗證條件視老闆要求程度的不同而有數量上的不同，只看結果的老闆可以只有一個檢查點，而凡事看細節的老闆就會有許多檢查點
以上述情境為例，可交付成果可能為「成本」「展覽攤位布置」「來賓名單」等三項，而「成本」會是其中一項，而「成本」的「可驗證條件」可能會有「內部預算已通過」「所有廠商報價已完成」「所有廠商合約已簽訂」等三項，只看結果的老闆可以只有一個「內部預算已通過」檢查點，而凡事看細節的老闆就會三個檢查點都檢查

我們下回見

劉恭甫