專案管理的創新思維：破解專案管理五大難題(四、問題說不清楚；五、負面思考)

第四大難題：問題說不清楚

在專案執行過程中，難免產生許多問題，而問題產生便需要解決，在輔導企業的經驗中，很驚訝地發現，許多專案經理連問題本身都說不清楚，我們如何還能要求問題被解決呢？

不正確的問題陳述

在開會時，常聽到專案延期了、預算超過了、我人手不夠、流程效率不好、這問題很複雜等等都的問題描述，而這個描述本身就存在許多問題。

三段式正確陳述問題

第一、狀況：要清楚交代WHO 誰、WHAT 甚麼事、以及HOW MUCH 量化程度

第二、差距：要能夠與過去比較或與業界比較，以確定是否是問題

第三、影響：要清楚說明不處理會產生什麼影響

例如：業務部跟催問題

狀況：過去一年發生10次，產品送到顧客手中，業務部卻沒有立即派人去跟催。

差距：過去五年平均每年發生2次，但過去一年發生10次

影響：這種現象若不改善，最後可能會導致台幣500萬的呆帳

例如：客戶抱怨問題

狀況：這個月顧客對生產部產品品質的抱怨件數有100件

差距：比上個月多50件

影響：這種現象若不改善，最後可能會導致顧客滿意度與業績下滑30%

第五大難題：負面思考！

一日在台北火車站搭計程車要去授課，司機聽我說要去中山北路，在短短八分鐘的路上大嘆了七次氣，並跟我說「我辛苦等了一小時，卻載到你一個短程的，你說我氣不氣！」我嘗試要跟他說要樂觀看待每一天，他卻說「你不要安慰我，你愈樂觀，我愈苦悶！」還說「我一天要開超過16小時的車，卻賺不到一千塊，現在開計程車真難賺！」

一日搭計程車要去機場，司機一路上愉快地跟我分享說「他為了要載日本客戶勤練日語，為了要載韓國客戶勤練韓語，就是要讓客戶多一分親切感，所以很多客戶都指定要他接送機場」，他開計程車十多年不但讓小孩上大學更讓他們出國遊學，聽到這裡我當下決定了兩件事：第一，我馬上教他德語早安和你好；第二，我跟他要了名片表明以後要他繼續服務，現在我出國去機場都指定他接送。

我深刻體認了「沒有不景氣，只有不爭氣！」的意義，再次驗證「成功的人找方法，失敗的人找理由。」成功背後所付出的心血值得學習。

專案執行到最後不管結果如何，正面來看都是好事，因為這都是一個很好的機會檢討自己，過去做對了什麼？又做錯了什麼？ 並且提醒自己：我之前做得夠好嗎？我要怎麼做才會更好呢？

沒有不景氣，只有不爭氣！因為不景氣，專門淘汰不爭氣！亂世與逆境才能試煉出自己真正的能力！與各位朋友共勉之。

各位再見！

「專案管理的創新思維：破解專案管理五大難題」的專欄連載至此，希望各位讀者會喜歡，未來各位可以常常到我的部落格閱讀我最新的文章分享

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劉恭甫 Jacky Liu

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