用平板電腦辦公的五大錯誤
美
利堅航空控股集團（AMR Corp）旗下的美國航空公司（American Airlines）是率先嘗試使用平板電腦的企業之一。因此，它在如何充分發揮平板電腦作用方面心得良多，對可能出現問題的地方，它也深有體會。例如，該航空公司很早就明白了一台平板設備無法滿足所有需求。飛行員可以用高端平板電腦取代紙質圖表，而機械師卻需要更堅固耐用的東西。對乘務員來說，小巧輕便至關重要，而與此同時，航空公司供頭等艙和商務艙旅客使用的平板電腦則必須既能播放電影新片，又能避免非法翻錄的風險。
美國航空公司的首席信息長瑪雅•雷伯曼（Maya Leibman）在談及公司爭取選擇一種適合所有人的平板電腦型號的努力時說，“當你在會議室時，你也許會想，‘這玩意兒太棒了。’可是隨後你走到戶外才發現，它在強勁的暴風雪裡無法工作。”
各地的公司都在引入平板電腦。佛瑞斯特研究中心（Forrester Research Inc.）估計，全球25%的工作電腦是平板電腦或智能手機而非PC電腦。
但是在引入平板電腦的過程中，眾多公司都犯了不少相同的錯誤 ── 對員工如何才能充分利用平板設備一事事前未做任何調查研究，低估了成本及平板電腦給IT網絡帶來的其它挑戰。
下面羅列的就是各家公司犯的五大錯誤以及它們從中吸取的教訓。
錯誤1：推出平板設備前沒有制訂規劃
American Airlines
美國航空公司很快發現，一台設備不能滿足所有的需求。
普華永道（PricewaterhouseCoopers）監管技術策略與創新的負責人克裡斯•柯倫（Chris Curran）說，“有的單位沒有考慮過後果如何，只是說，‘我們需要平板電腦。’然後買上20,000台，分發下去，等著聽大家報告他們是如何使用這些平板電腦的。”他說，這既浪費錢，又會導致很多的問題。
分析家建議在全面普及之前先在小范圍內讓核心員工使用平板電腦，讓他們看看平板電腦有什麼長處，哪些方面還有待改進。
政策性的問題也應該事先處理好。比如，設備歸誰使用以及設備如何管理。
柯倫說，“你不能只說一聲‘給你一台平板電腦，用吧。’卻沒有任何的實施計劃。”。
錯誤2：沒弄清平板電腦長於何事，短板何在
平板電腦功能廣泛，但並非百事精通，在很多用途上還不能替代筆記本電腦。很多傳統的電腦程序在平板電腦上無法運行，從普通電腦發送到移動設備的文件最後可能會失去一些關鍵性特征。
Apple
凱悅酒店的管理人員發現，公司需要更好的工具來管理移動設備。
一些公司試圖通過使用虛擬桌面軟件和基於網絡的程序來規避這個問題，讓用戶可以遠程訪問他們的PC桌面，但是這不能保証PC上的內容每次都能很好地轉換到較小的屏幕上。凱悅酒店集團（Hyatt Hotels Corp.）稱，酒店裡一些有平板電腦的員工使用了那樣的軟件，但是有時候沒有鼠標或鍵盤就無法應用所有程序。此外，多數PC電腦程序都是針對較大的顯示器而設計的，在較小的屏幕上順利讀取有些困難。
凱悅酒店集團IT創新與策略事業部主管約翰•普魯斯尼克（John Prusnick）說，公司正在考慮修改一些PC電腦應用程序，好讓它們更容易在平板電腦上使用。
錯誤3：以為可以輕鬆獲取所需的所有應用程序
一些公司以為獲取他們所需的應用程序輕而易舉。可是多數公司都無法自己制作移動應用程序並升級。雖然iPad和安卓（Android）軟件商店銷售的應用程序遠遠多於一般品牌的平板電腦軟件店，可即便如此，數量還是有限。
田納西州斯巴達（Sparta）的皮劃艇制造商Jackson Kayak為其130名員工中的大約一半人配備了iPad。前一陣子為滿足一些特定的需求該公司費了很大的勁去尋找平板電腦專用的應用軟件，比如產品管理方面的軟件。該公司用過的一些程序軟件不能實現PC版本軟件的全部功能，比如，一次批量上傳多張照片到博客。
該公司首席營銷長詹姆士•麥克貝思（James McBeath）說，“一開始的時候，很多事情我們都做不了。”他們最初使用了一些iPhone的應用程序，但是所有東西都必須放大才能在iPad的屏幕上清晰識讀。不過，麥克貝思說公司最終在軟件商店找到了他們需要的幾乎所有的平板電腦應用軟件，唯一需要自制的是讓客戶了解其業務的軟件。
錯誤4：以為平板電腦比筆記本電腦便宜
與筆記本和台式機的價格相比，標價500美元的平板電腦似乎非常有誘惑力。但是一個非常重要的因素被忽略了：平板電腦換代比PC機更頻繁。
軟件業巨頭思愛普公司（SAP AG）給員工配發了大約1,4000台平板電腦並表示每18個月到兩年就會對其進行更新換代，這樣可以好好利用最新升級的軟硬件設備，更好地應對公司迫切的業務需求。舊設備如何處置以及換代產品的進貨量都是需要考慮的問題。此外無線網絡連接和平板電腦應用程序也都需要花費資金。
日本理光公司（Ricoh Co.）下屬的理光美洲公司（Ricoh Americas Corp.）允許員工自備平板電腦。該公司目前尚未給全體員工批量購置平板電腦產品。該公司正在考慮為銷售代表配置平板電腦，但是要在全公司普遍配發須等到平板電腦在功能上達到PC機水平的時候。
理光美洲公司首席信息長特蕾西•羅滕伯格（Tracey Rothenberger）說，“我可不想花1000美元買一台筆記本，再花800美元買一台平板電腦，我只想花800美元一次性就解決問題。”
錯誤5：錯誤判斷平板電腦可以輕鬆獲取支持和安全保障
為充分發揮平板設備的效能，在設備裡裝入大量數據是絕對必要的，但是必須要有手段確保信息受到保護。
平板設備的管理方面也同樣存在問題。員工將自己私人的平板電腦用於辦公時，萬一設備被盜，公司的IT人員能遠程擦除清理硬盤嗎？員工可以自己下載大量程序，這對公司的網絡安全來說可是一個惡夢，在公司打算進行操作系統和應用程序升級時還會引起兼容性方面的問題。
在凱悅酒店，過去沒有出現過IT安全問題。但普魯斯尼克說，“移動設備的增長速度大大超過了我們快速對其進行管理的能力，我們原以為自己就能夠進行管理，但是後來才意識到我們需要更好的工具和支持才能管理我們擁有的所有設備。”
為了解決這個問題，凱悅酒店啟用了多項移動設備管理系統，可以讓酒店更加順利地應對多個操作系統，處理安全、監控和技術支持問題時效率更高。
歸根結底，各家公司需認識到平板電腦是一種新設備，需要新的管理辦法。埃森哲咨詢公司（Accenture）旗下埃森哲移動服務（Accenture Mobility Services）的戰略負責人拉爾斯•坎普（Lars Kamp）說，“別以為平板電腦是現有的舊式IT系統的延伸。不是的。”
SHARA TIBKEN
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